Réunion no 2 de préparation de la fête de

Réunion préparatoire de la Fête de l’Ecole Lucie Aubrac du 24/06/2016

Date : 24/05/2016

Participants :

Parents : des parents

Professeurs : des enseignantes

On n’a pas fait de tour de table

Echange avec Raphel Beaubois de l’union de quartier

La projection d’un film dans le parc Hoche est prévue le même soir que la fête de l’école. L’objectif est de savoir quelle coordination peut-on avoir entre les 2 évènements ?

La projection commencera vers 21h30 / 21h45. Le film : Comme un avion

D’autres animations sont prévues avant la projection.

Amener les personnes présentes à la fête à poursuivre la soirée dans le parc :

• Affichage lors de la fête de l’école et sur le panneau d’affichage de l’école
• Voir s’il est possible de projeter le film réalisé dans le cadre du Clef / Melies avant la projection du film @Sébastien prend contact avec le Clef

Introduction :

Les parents d’élèves ont la charge d’organiser la fête de l’école. La responsabilité administrative reste du ressort de la directrice d’établissement.

Il s’agit d’un moment festif et de réunion enfants / parents / professeurs. Elle accueille environ 800pers.

Les bénéfices de la fête de l’école (2000 à 3000Euros) permettent de financer des achats au sein de l’école. Cette somme vient compléter la participation de la coopérative scolaire.

La préparation de la fête de l’école prévoit : 1) restauration et boissons 2) animations (jeux en bois, ambiance musicale)

Mme Sartel a demandé les autorisations administratives (manifestation et débit de boissons). Les tables et les chaises sont commandées auprès de la mairie.

Restauration et boissons :

Un repas complet est proposé lors de la fête de l’école. Il comprend un plat (sandwich, pizza, hot dog), une boisson, un dessert (gâteaux, fruits).

Les sandwichs sont confectionnés par les parents dans l’après-midi précédant la fête de l’école. Les parents sont sollicités pour les gâteaux.

Le montant du repas en précommande est fixé à 5 euros. Il sera possible d’acheter son repas le soir même mais à un tarif de 7euros.

Tarifs à l’unité :

Boissons : sirop 50c, boissons 1 euros, boissons alcoolisées 2 euros (20cl vin, 30cl bierre)

Sandwich, pizza, hot dog : 4 euros,

Gâteau : 2 euros

Fruit : 1 euro

Café : 1 euro

Barba papa : 1 euro (nous reconduisons cette opération)

Prendre un peu de salade en plus pour le sandwich fromage / beurre / salade

Animations :

Jeux en bois :

Les jeux en bois ont un grand succès auprès des enfants. Les jeux proposés par la maison des jeux se sont avérés « trop petits ». Les grands jeux des éditions précédentes sont plus appréciés mais leur cout peut être prohibitifs. Mme Angelini se renseigne sur leur disponibilité et leur cout. => fait 400 €

- Il faut des volontaires pour tenir les stands.

- Idée : utiliser des gilets jaunes pour montrer qu’on souhaite être remplacé (un gilet par stand. L’animateur du stand enfile son gilet quand il veut être remplacé) => Ok vérifier qu’on dispose de suffisamment de gilets

- Ajouter un secteur avec des jeux pour les petits

- Stand déguisements tissus @Yael et Marion demandent à Rachel Beaubois comment se procurer les bouts de tissus

Animation musicale :

L’école dispose d’une sono. Son emploi est aisé pour la diffusion de morceaux enregistrés (playlist) par contre dans le cas de groupes musicaux il est nécessaire d’avoir un spécialiste du mixage.

Le choix se porte sur la réalisation d’une playlist pour la soirée. => faire une déclaration à la sasem (@Christine Laurenty) 87 € + vérifier qu’il n’y a pas de problème technique

Préparation de la playlist ~4h (@Catherine Pelegrina)

Panier garni :

Responsable (Elsa Guerineau) pour démarcher les commerçants du quartier. Proposer le panier garni dès le début de la soirée.

+ Bocal de bonbons pour les enfants => deviner le nombre (qui ?)

Nouveautés 2016

Mur d'escalade de la MAE : renseignements à prendre => pas possible

Maquillage avec pochoirs : 1 euro => Ok mais trouver des parents supplémentaires + Acheter le matériel pour / quel coût

Ballons à sculpter (Olivier): 1 euro => @Olivier indiquer ce qu’il faut acheter

Prochaines actions

Formulaire de pré-commande et de participations

Mettre à jour le mot actuel (voir en fin de CR). Le mot devra rappeler :

- le tarif en précommande est avantageux.

- les horaires (exemple : 17h-18h CLEF (à valider par le clef), 18h-20h jeux en bois, 19h-21h30 alimentation et boisson, 21h30 - 22h00 nettoyage et rangement) 22h00 projection du film Comme un avion dans le parc Hoche

- la participation

Distribution le vendredi 27/05 pour restitution le vendredi 03/06. Réunion de dépouillement des commandes le Jeudi 09/06 à partir de 17h => au moins 12 parents volontaires

Autres actions à anticiper

- Etablir une liste d'achats alimentaires ET non alimentaires (verres 30cl pour bière) => prévoir une réunion pour les commandes avec Mme Caillet après le 09/06

- Réservation machine Barbapapa + brochettes de bonbon (ok) + cafetière (pas confirmé) + hot dog (pas confirmé) (@Sébastien)

- Matériel pour le maquillage au pochoir et les ballons (lister les besoins teintures, éponges, pochoirs, bols, ballons pompes) => quelle quantité

- Contacter le CLEF @Sébastien

- Réservation d’une scène auprès de la mairie (Mme Sartel)

- Playlist musical (un mélomane spécialiste enfants et grands)

- Panier garni @Elsa