Réunion préparatoire de la Fête de l’Ecole Lucie Aubrac du 24/06/2016
Réunion préparatoire de la Fête de
l’Ecole Lucie Aubrac du 24/06/2016
Date : 07/04/2016
Participants :
Parents : Alphonse Torres,
Romain Gayraud, Olivier Hmbert, Karine Lemoine, Brigitte Soulier, Laure Maffre,
Joana Claro, Florence Bour + 1 maman
Professeurs : Régine Sartel,
Justine Paul, Christine Laurenty, Hélène Borjon, Genevieve Angelini
Introduction :
Les parents
d’élèves ont la charge d’organiser la fête de l’école. La responsabilité
administrative reste du ressort de la directrice d’établissement.
Il s’agit d’un
moment festif et de réunion enfants / parents / professeurs. Elle accueille
environ 800pers.
Les bénéfices de
la fête de l’école (2000 à 3000Euros) permettent de financer des achats au sein
de l’école. Cette somme vient compléter la participation de la coopérative
scolaire.
La préparation de
la fête de l’école prévoit : 1) restauration et boissons 2) animations
(jeux en bois, ambiance musicale)
Mme Sartel a
demandé les autorisations administratives (manifestation et débit de boissons).
Les tables et les chaises sont commandées auprès de la mairie.
Restauration et
boissons :
Un repas complet
est proposé lors de la fête de l’école. Il comprend un plat (sandwich, pizza,
hot dog), une boisson, un dessert (gâteaux, fruits).
Les sandwichs sont
confectionnées par les parents dans l’après-midi précédant la fête de l’école.
Les parents sont sollicités pour les gâteaux.
Le montant du repas
en précommande est fixé à 5 euros. Il sera possible d’acheter son repas le soir
même mais à un tarif de 7euros.
Tarifs à
l’unité :
Boissons : sirop
50c, boissons 1 euros, boissons alcoolisées 2 euros (20cl vin, 30cl bierre)
Sandwich, pizza,
hot dog : 4 euros,
Gâteau : 2
euros
Fruit : 1
euro
Café : 1 euro
Barba papa : 1
euro (nous reconduisons cette opération)
Animations :
Jeux en bois :
Les jeux en bois
ont un grand succès auprès des enfants. Les jeux proposés par la maison des
jeux se sont avérés « trop petits ». Les grands jeux des éditions
précédentes sont plus appréciés mais leur cout peut être prohibitifs. Mme
Angelini se renseigne sur leur disponibilité et leur cout.
Animation
musicale :
L’école dispose
d’une sono. Son emploi est aisé pour la diffusion de morceaux enregistrés
(playlist) par contre dans le cas de groupes musicaux il est nécessaire d’avoir
un spécialiste du mixage.
Le choix se porte
sur la réalisation d’une playlist pour la soirée.
Panier
garni :
1 volontaire
(qui ?) pour démarcher les commerçants du quartier. Proposer le panier
garni dès le début de la soirée.
Nouveautés 2016
Mur
d'escalade de la MAE : renseignements à prendre (qui ?)
Maquillage
avec pochoirs : 1 euro
Ballons
à sculpter (Olivier): 1 euro
Prochaines actions:
Mobilisation des
parents d’élèves
Rédaction d’un mot
aux parents à diffuser par l’intermédiaire des carnets de liaison avec
l’annonce de la date de la seconde réunion (séance de rattrapage) rappelant :
- Nécessité de
l’implication des parents sur un créneau de 30 minutes ou 1h (rappel des postes
possibles : alimentation, boissons, jeux en bois…) en se déclarant à
l’avance pour l’organisation des rotations. Le jour de la fête s’est trop tard.
- Rappeler que les
bénéfices de la fête sont réinvestis l’année suivante au profit des enfants.
Donner comme exemple les achats réalisés en 2015 (livres, matériel de sport…).
Formulaire de
pré-commande et de participations
- le tarif en précommande
est avantageux.
- les horaires (exemple :
17h-18h CLEF, 18h-20h jeux en bois, 19h-22h alimentation et boisson, 22h -22h30
nettoyage et rangement)
- la participation
Distribution le
lundi 23/5 pour restitution le vendredi 3/6. Réunion de dépouillement des
commandes le Mardi 07/06 ou le Jeudi 09/06
Autres actions à
anticiper
- Etablir une
liste d'achats alimentaires ET non alimentaires (verres 30cl pour bière)
- Réservation machine
Barbapapa + cafetière + hot dog (Sébastien)
- Matériel pour le
maquillage au pochoir et les ballons (lister les besoins teintures, éponges,
pochoirs, bols, ballons pompes)
- Contacter le
CLEF
- Réservation
d’une scène auprès de la mairie (Mme Sartel)
- Playlist musical
(un mélomane spécialiste enfants et grands)
- Panier garni :
un volontaire pour le démarchage des commerçants
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